Die Wirkung einer Präsentation wird erheblich verbessert, wenn Sie den Zuschauern ein gedrucktes Begleitheft zur Verfügung stellen, das alle wichtigen Informationen übersichtlich zusammenfasst. Auf Wunsch legt PowerPoint in Zusammenarbeit mit Word solch ein Dokument automatisch an.

Öffnen Sie dazu in PowerPoint Ihre fertige Präsentation und benutzen Sie im Untermenü "Datei/Senden an" den Befehl "Microsoft Word". Im folgenden Dialog wählen Sie die gewünschte Darstellungsform aus, wie beispielsweise "Notizen neben Folien" oder "Leerzeichen neben Folien".

Während mit der ersten Option die vorhandenen Notizen in das Dokument übernommen werden, lässt Ihnen die zweite Variante die Möglichkeit, später eigene Kommentare im Word-Dokument hinzufügen.

Unten im Dialog legen Sie mit entsprechenden Befehlen fest, ob Sie die Präsentationsinformationen einfügen oder verknüpfen möchten. Die Verknüpfung bietet den Vorteil, dass spätere Änderungen an der Präsentation automatisch in das Word-Dokument übernommen werden.

Nach einem Klick auf "OK" startet Word automatisch. Die Textverarbeitung erzeugt nun ein Dokument im gewählten Layout, das eine komplette Übersicht über Ihre Präsentation inklusive der grafischen Darstellungen Ihrer Folien enthält.